Naar boven

DMK in verandering

De juiste weg

< Terug naar lijst
17.01.2021
Global Business Service (GBS) bundelt interne diensten en verandert veel serviceafdelingen. Geen gemakkelijk proces. Carsten Klapproth merkt echter dat de medewerkers ook bij lastige processen steeds meer een wij-gevoel krijgen

BS staat voor iets positiefs: met dit programma wil DMK synergieën benutten, kosten verlagen en als interne dienstverlener workflows steeds meer professionaliseren. Dat klinkt goed. Maar processen afslanken b betekent ook allerlei veranderingen: er worden vraagtekens geplaatst bij vertrouwde werkwijzen, nieuwe teams gevormd, organisatiestructuren aangepast, medewerkers overgeplaatst naar andere afdelingen – die soms op dezelfde locatie, maar soms ook aan de andere kant van de grens kunnen liggen. DMK eist hier een grote mate van samenwerking, teamgeest en verbeeldingskracht – dat is glashelder. Maar ‘op de oude voet doorgaan’ is geen optie. Dat zou ertoe leiden dat we geld verspillen als gevolg van niet optimaal functionerende structuren. Toen we in 2018 GBS invoerden, was onze visie nog niet voor iedereen duidelijk. Inmiddels kunnen we zeggen: er is heel wat in gang gezet. Onze diensten omvatten onder andere de boekhouding, verkoopbinnendienst, controlling, salarisadministratie en operationele inkoopactiviteiten – en dat alles ook voor de dochterondernemingen. Bijvoorbeeld de personeelsadministratie van BU Baby in Duitsland en sinds kort ook de verkoopbinnendienst voor NORLAC. We proberen nauw samen te werken met de collega’s op de afdelingen van wie we taken overnemen. We hebben een goede samenwerking nodig bij de kennisoverdracht binnen GBS, want we moeten weten waar de betreffende afdeling haar informatie vandaan haalt en welke bijzonderheden er zijn. De ervaren collega’s bezitten waardevolle kennis over systemen, processen, informatiebronnen en contactpersonen.

“We hebben een goede samenwerking nodig bij de kennisoverdracht binnen GBS.”

Carsten Klapproth

We zijn als DMK een zeer grote onderneming en GBS probeert complexe processen te systematiseren, vereenvoudigen en automatiseren. Daarom brengen we processen in kaart. In welke volgorde wordt een taak uitgevoerd en door wie? In een organisatie moet dit op schrift worden gesteld, om te voorkomen dat er dubbel werk plaatsvindt of bepaalde taken helemaal niet worden gedaan. Conflicten ontstaan meestal op de grensvlakken waar niet duidelijk blijkt welke afdeling verantwoordelijk is. Zo’n transformatieproces is niet gemakkelijk, maar er gaan al stemmen op die zeggen dat ze zich gesteund voelen door de medewerkers van GBS – want als generalisten moesten ze voorheen vaak allerlei verschillende taken in hun eentje uitvoeren. Wanneer ik de mensen op de afdelingen spreek, wil ik hen laten zien dat ze ons kunnen vertrouwen. Dat ze ieder voor zich belangrijk zijn voor DMK en dat ze met hun deskundigheid kunnen en moeten bijdragen aan de veranderingen. Dat kan bij hen de angst wegnemen om afscheid te nemen van vertrouwde werkwijzen en met nieuwe systemen aan de slag te gaan. We willen op verschillende manieren ervoor zorgen dat ze zich openstellen voor onze weg. Dat functioneert bijvoorbeeld goed aan de hand van levendige voorbeelden. Onlangs hebben we een vergadering georganiseerd waaraan medewerkers van Beiersdorf en DMK deelnamen. De collega’s spraken erover hoe een vergelijkbaar transformatieproces – in dit geval bij de boekhouding – in hun onderneming verliep en hoe dat voor hen voelde. En precies op dat punt konden we reageren op vragen, reserves of emoties en ze zo goed mogelijk uit de weg ruimen. De collega’s in Nederland hebben op dit moment met de grootste veranderingen te maken. Vanaf januari 2021 wordt getracht 4S-Logik en daarmee GBS daar in te voeren en dat betekent een enorme omschakeling. Ik ben echter positief gestemd over de toekomst van grensoverschrijdende samenwerking: ik ben onder de indruk hoe transparant en benaderbaar de collega’s zijn. Ze brengen risico’s en problemen direct ter sprake en zijn zeer transparant in hun doen en laten. En dat is precies wat een onderneming als DMK nodig heeft.”

Meer artikelen

Meer nieuws over duurzaamheid & verantwoordelijkheid