Onze teams creëren waarde

Teams kunnen bergen verzetten. Als team kun je bereiken waartoe je als eenling meestal niet in staat bent. Op dat idee is het TIGER-programma gebaseerd. In afdelingsoverschrijdende teams wordt de kennis van de medewerkers gebundeld, om alle activiteiten bij DMK voortdurend te verbeteren. Tijdens gezamenlijke vergaderingen bespreken de teams oplossingen die de prestaties verbeteren op het gebied van veiligheid, kwaliteit, kosten, toegevoegde waarde, moreel of milieu bij DMK. Met grote, zogeheten crossfunctionele projecten worden hele productcategorieën onder de loep genomen en wordt nagegaan aan welke ‘knoppen’ in de waardeketen kan worden gedraaid om meer efficiency te bereiken en kosten te besparen. Tot dusver zijn in allerlei fabrieksprojecten al aanzienlijke bedragen bespaard. Een van deze crossfunctionele projecten binnen TIGER draagt de naam Transformer, wat ‘een proces van verandering of vernieuwing’ betekent. Een verandering of vernieuwing van oude werk- en productieprocessen is ook dringend noodzakelijk om concurrerend te blijven op de zeer competitieve zuivelmarkt. “Als een van de grootste kaasproducenten en –snijders, moet DMK alle mogelijkheden benutten”, aldus Karl Eismann, Director Operations van de Business Unit Private Label. “Als onderdeel van Transformer hebben we, naast grote investeringen, een brede agenda: we willen onder andere uitzoeken in welke technologieën we willen investeren voor de toekomst.”

Bij Transformer ligt de nadruk dus niet alleen op de vernieuwing van productieapparatuur, maar ook op het thema digitalisering.

“Vorig jaar dachten we na over ons verpakkingsnetwerk – daarbij ging het er onder andere over hoe we ons voorbereiden op de toekomst en waar we moeten investeren”, herinnert Karl Eismann zich. “Dit heeft ons ertoe aangezet om groter te denken – niet alleen puur vanuit productieoogpunt, maar holistisch, met betrokkenheid van alle belanghebbenden.” Wat in theorie goed klinkt, moest vervolgens in de praktijk worden gebracht. Karl Eismann en zijn team voerden veel besprekingen met medewerkers en belanghebbenden en moesten hun plannen uitleggen. Voor geen van hun vorige projecten, zo meldt hij, hebben ze zoveel moeten praten en overtuigen als voor Transformer. “Eerst dachten we dat het te veel gedoe was, maar we beseften dat we ‘iedereen’ mee moesten krijgen en enthousiast moesten maken voor het idee van holistisch denken.” De bereidheid om deel te nemen is belangrijk voor nu en de toekomst, wil het project überhaupt slagen. Intussen, zegt hij, is er een grote dynamiek ontstaan in de teams. “De collega’s nemen hun verantwoordelijkheid en willen een efficiënte en toekomstgerichte afdeling snijden en verpakken realiseren”, bevestigt Karl Eismann. Dit is positief voor Transformer en in de komende maanden zal het belangrijk zijn om dit soort samenwerking te blijven uitbreiden. “We willen zoveel mogelijk medewerkers inspireren met het idee van de holistische aanpak en het team stap voor stap uitbreiden”, is de wens van Karl Eismann. Daarom is het voor hem en z’n team nooit teveel om mensen over Transformer te blijven vertellen. Over de successen – en over dingen die niet zo goed gingen.

Eismann is er zeker van dat Transformer in de toekomst meer ingang zal vinden, en dat de medewerkers het steeds meer zullen omarmen. In zijn ogen zouden er dan geen grenzen meer zijn aan het grote doel: resultaatverbetering.

“We zijn verantwoordelijk voor de ontwikkeling van nieuwe producten en processen en bieden daarom ondersteuning bij proces- en productoptimalisaties. Momenteel werken we samen met tal van collega’s van andere afdelingen aan de optimalisering van het ‘verpakkingsproces’ in het kader van het Transformerproject. Hierbij bekijken we de procesketen vanaf de levering van de grondstof, de kaas (rekening houdend met de rijpingsomstandigheden en de effecten daarvan op de verwerking), via het snijden, raspen en verpakken, tot de kant-en-klare consumentenverpakking in het schap van de supermarkt.

In het project wordt veel nadruk gelegd op openheid en transparantie, wat zorgt voor een constructieve en toch doelgerichte werksfeer. Ik ervaar de omgang met elkaar als respectvol en doelgericht. Tot dusver hebben we al allerlei ideeën en optimaliseringsslagen geformuleerd, die momenteel op haalbaarheid en potentieel worden onderzocht: bijvoorbeeld verbeteringsmogelijkheden in de vorm van besparingen op verpakkingsmateriaal, of de verhoging van de fabrieksefficiency door meer gestandaardiseerde grondstofkwaliteiten, efficiëntere installaties of geoptimaliseerde handling. Ik weet zeker dat op veel plaatsen positieve effecten kunnen worden bereikt voor alle betrokkenen. De open discussies in de projectgroepen gaven me een veel beter inzicht in de problemen en uitdagingen van de andere deelnemers en de Business Units. Ongeacht het verdere verloop van het Transformer-project, ben ik ervan overtuigd dat de intensieve uitwisseling onze samenwerking enorm zal bevorderen.”

“Naast het bedenken en presenteren van nieuwe producten voor de Duitse levensmiddelendetailhandel, ben ik verantwoordelijk voor veel projecten met betrekking tot de productportfolio, waaronder verpakkingen. De dynamiek van de markt vereist dat we met steeds kortere tussenpozen nieuwe normen stellen en die op een betrouwbare manier aanbieden. Wij houden in het kader van Transformer rekening met projecten zoals de ontwikkeling van duurzame verpakkingen, aangezien deze van invloed kunnen zijn op het machinepark.

Het team dat naar de processtadia kijkt, is crossfunctioneel samengesteld met vertegenwoordigers van marketing, verkoop, operations, logistiek, verpakkingsontwikkeling en, tot op zekere hoogte, kwaliteitsbeheer en inkoop. Afhankelijk van het onderwerp en de vraagstelling worden nog andere collega’s van andere afdelingen erbij betrokken. Ik heb het gevoel dat dit soort uitwisseling steeds vanzelfsprekender wordt. Het is motiverend en boeiend om te zien hoe je daardoor een beter inzicht krijgt in wat elke afdeling doet. De Transformer-teams hebben al enkele geweldige en interessante oplossingen bedacht!

Zo leer je niet alleen je collega’s van de fabrieken beter kennen, je krijgt ook een beter inzicht in de hele waardeketen. Een dergelijke crossfunctionele samenwerking is voor mij tot nu toe uniek. De gezamenlijke analyse maakt een veel beter inzicht in de processtadia en de onderlinge relaties mogelijk. Deze kennis helpt alle betrokkenen – ook bij andere projecten.”

“Mijn doel is de kwaliteit te verbeteren in acht fabrieken van de Business Unit Private Label. Ik ontwikkel concepten om processen te kunnen optimaliseren, standaardiseren en de onderlinge uitwisseling van ideeën te kunnen bevorderen om van elkaar te leren. Multifunctionele teams zijn voor mij zeer waardevol, onder andere omdat ze het mogelijk maken om gemeenschappelijke kenmerken en verschillen duidelijk te identificeren. Dit bevordert het wederzijds begrip en voorkomt misverstanden en verkeerde interpretaties, niet alleen van technische aard, maar ook op het persoonlijke vlak. De oplossingen en besluiten van de teams zijn meestal goed onderbouwd omdat ze vanuit alle invalshoeken zijn bekeken en geëvalueerd. Geheel volgens het motto ‘alleen ben je sterk, als team onverslaanbaar’. Een bedrijfscultuur veranderen is niet eenvoudig. Daarom moeten we in het begin altijd het inzicht in de rollen verduidelijken.

Dit werkt veel beter in een team dan wanneer het uitsluitend door de leidinggevende wordt gedaan. We hebben ook al veel bereikt: bijvoorbeeld de ontwikkeling van een tool die klachten en blokkades evalueert. Daartoe moesten we een uniforme gegevensbasis definiëren voor alle fabrieken van de BU Private Label en de BU Industrie. Dankzij de verkregen transparantie en vergelijkbaarheid kunnen trends en systematische fouten in klachten en blokkades worden opgespoord en doeltreffende preventieve maatregelen worden genomen. Tegelijkertijd kunnen we met deze tool de doeltreffendheid van de maatregelen meten. Transparantie door middel van gegevens en feiten is de eerste stap naar verbetering. Een onderbuikgevoel als eerste indicatie kan echter misleidend zijn. Alleen als we ons bewust zijn van de situatie, kunnen we die veranderen. Door middel van afspraken met vaste data (jour-fixe) tussen de fabrieken konden we de onderlinge acceptatie en het wederzijds begrip verbeteren. We delen ideeën en oplossingen voor problemen en leren van elkaar. En juist dat principe vind ik terug in het Transformer-project.”

“Bij het Transformer-project vertegenwoordig ik de inkoopkant. Samen met andere interne inkoopdeskundigen lichten we het gehele verpakkingsproces door. Hierbij beoordelen we verpakkingsmaterialen en zoeken we naar optimalisatiemogelijkheden om kosten te besparen. We kijken welke leveranciers uit onze portfolio op deze locatie de meeste waarde opleveren voor DMK voor juist dit soort verpakkingen

De teams worden individueel samengesteld, afhankelijk van de processtap. En wanneer onze expertise gevraagd wordt, zijn we beschikbaar. Op dit moment zijn we actief in verschillende TIGER-projecten. Het is leuk om te ervaren hoe gemotiveerd de collega’s zijn. De discussies zijn open en respectvol, en het is geweldig om zoveel goede ideeën te zien ontstaan. Momenteel beoordelen we maatregelen zoals het verminderen van de foliedikte bij de verpakking van kaasplakken: hoe ver kunnen we de foliedikte verminderen zonder aan kwaliteit of cyclusprestaties in te boeten? Door het materiaal op een verstandige manier te verminderen, kunnen aanzienlijke bedragen bespaard worden! Dit maakt ons ook duurzamer. In dit project wordt een enorme hoeveelheid samengevoegde kennis bij DMK zichtbaar. Succes staat en valt eigenlijk altijd met de juiste samenstelling van teams.”

“Om voortdurend te verbeteren, moeten we de procesgerichte samenwerking uitbreiden over de afdelingsgrenzen heen. Het resultaat: meer begrip voor elkaar, meer oplossingen voor handel en consumenten. Ons doel moet zijn de consumenten tevreden te stellen, zodat zij op hun beurt meer van onze producten kopen. Dat biedt ons de mogelijkheid om uiteindelijk meer uit te betalen aan onze melkveehouders.

In mijn werkend leven heb ik met veel organisaties samengewerkt. Helaas waren de meesten te veel gericht op afdelingsdoelen, waardoor de efficiency en de algemene resultaten uit het oog verloren raakten. En de waardeketen werd op die manier evenmin geoptimaliseerd. Transformer maakt het niet alleen mogelijk om teams van onderzoek en ontwikkeling, logistiek, inkoop en verkoop samen te brengen, maar ook alle functies daartussen. Wij hebben zelfs verschillende bedrijfsonderdelen en markten samengebracht. Alle deelnemers gingen virtueel de waardeketen langs en bespraken wat werkt en wat verbeterd kan worden. Uit vele kleine ideeën ontstonden grotere ideeen met het potentieel om de waardeketen te verbeteren. Ideeën identificeren is één ding, de uitvoering is iets heel anders. Bij de end-to-end benadering bijvoorbeeld zijn de mensen die alles moeten implementeren degenen die het eerst bepaalde mogelijkheden hebben geïdentificeerd. Op die manier ervaren ze in de praktijk wat er met hun ideeën wordt bereikt. Deze medewerkers en eigenlijk alle deelnemers zijn zeer gemotiveerd. Het principe van voortdurende verbetering in het kader van TIGER bevordert niet alleen de prestaties van DMK, maar ook die van ieder individu – meer dan ooit.”

“Als afdelingsleider vertegenwoordig ik de afdeling snijden en verpakken in het Transformer-project en geef ik leiding aan de medewerkers van Euro Cheese in Altentreptow. We analyseren alle productieprocessen, van logistiek tot het eindproduct, rekening houdend met alle kwaliteitscontroles. Daarbij hebben we kostenbesparingen en de hoogste kwaliteit duidelijk in het vizier. Binnen de teams verbeteren we voortdurend onze communicatie en ontstaat steeds meer gezamenlijke groei . En ondertussen verbetert ook onze performance. De intensieve evaluatie van de processtappen bevestigt onze manier van werken en motiveert ons.

Zo hebben we bijvoorbeeld al een verbetering van de bezettingsgraad van onze zes productielijnen bereikt. Vorig jaar hebben we op die manier een performanceverbetering van 1,5 procent gerealiseerd. In 2021 hebben we er tot dusver nog een procent ‘bovenop gedaan’en we staan nog maar aan het begin: Het Transformer-project is net van start gegaan met het verzamelen van gegevens en nu worden de mogelijkheden vastgesteld en gepresenteerd in de vorm van bedrijfsscenario’s.

TIGER en projecten zoals Transformer bieden het voordeel dat we intensief aan onze taken kunnen werken en via de discussies in de teams volledig nieuwe perspectieven krijgen.”